スナック、ラウンジでの売掛管理とは？
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売掛管理の必要性、難しさ、その解決方法をまとめます！
スナック、ラウンジ、クラブでは、飲食後にその場では代金を頂かず、後で請求書を作成して会社に送り、銀行振込などでお支払いを頂く「送り」「ツケ」などと呼ばれる商慣習があります。
まだ代金を頂いていない伝票を売掛伝票と言い、その伝票の金額を記録した帳簿を売掛台帳と呼びます。
請求書を作成するタイミングで売掛伝票の金額を売掛台帳に追加して、入金を確認すれば売掛台帳から消込みます。売掛金の発生、請求書作成、入金確認、売掛金の消込、督促に至る一連の作業が売掛管理の対象となります。
水商売の売掛管理はなぜ必要なの？
売掛での飲食を許すということは、お店がそのお客様を信用しているという意思表示になります。
お客様目線では信用されているという事になりますので、いわゆる「顔がきく」ということです。
お客様にはステータスになり、お店にとっては囲い込みができている状態とも言えます。
社会的な地位もあり一定の財力もある、いわゆる良いお客様は、安いけれど現金精算で自分を特別扱いしない店よりも、多少値段は高くても「顔がきく」店を選ぶ傾向があります。
スナック、ラウンジ、クラブでお客様に「現金かカードでお願いします」というのは「貴方のことは信用していません」という印象を与えてしまいます。
身元も紹介元もしっかりしていて何度もご来店頂いているお客様に売掛での飲食をお断りするのは難しいものです。
手間がかかって、未収金のリスクが増えることになっても、良いお客様を常連様にしてその数や売上を増やしたいなら、売掛での飲食を覚悟し、しっかりと売掛管理に取り組む必要があります。
水商売の売掛管理は何が難しいの？
水商売特有のいくつかのルールがありますので、まずそれを理解する必要があります。
◆頂いたお名刺はここに送ってという意味なので、請求書は個人宛に送付します。
同じ会社のお客様が複数いらっしゃる場合でも、会社宛てに請求書を一つにまとめることはできません。
受け取った請求書を会社の経費で処理するのか、個人的に支払うのかはお客様の都合次第です。
請求内容の一部を会社に回して一部を個人で支払う場合などは、請求書を作り直して欲しい旨の連絡が入りますので、会社への請求書と個人への請求書を分けて作り直して再送する必要があります。
その場合も宛名は個人で良いのですが、そのまま会社の経理へまわせる金額の請求書と、個人で振込みする為の請求書の２通を作成するという意味です。
※つまり、売掛台帳の最小の管理単位はあくまでも個人でなければなりません。
◆振込みは個人名又は会社名で実行されます。
会社が接待交際費として認めて支払いをする場合には必ず会社名で振込みを行います。例え社長宛の請求に対する支払いであっても個人名で振り込まれることはありません。
個人での支払いは個人名で振り込まれる場合と、会社名で振り込まれる場合の両方があります。
経費で落とせなかった事を恥ずかしいと感じるお客様もいるので、ややこしいと文句を言わずに配慮の範疇でそういうものだと思ってしまいましょう。
※つまり、売掛台帳は個人名でも会社名でも探すことができなければなりません。
◆会社で振り込む場合には複数の社員への請求分がとりまとめされます。
ATMから振り込む場合でも、窓口で振込依頼する場合でも何度も同じ支払先に振込みを繰り返すのは手間がかかる上に、１回の振込に１回分の振込手数料がかかるので支払は一括して行う方が自然です。
従って会社からの振込みがあれば、同じ会社の複数のお客様の売掛金を消し込むことになります。
※つまり、売掛台帳の個人の売掛は会社名のくくりでまとめられている必要があります。
◆振込手数料を減額して振り込まれる。
古き商習慣の名残りと思われますが、水商売への支払いは振込み手数料を引いて振り込むのが当たり前という風潮があります。
※振込み手数料は貴社負担でお願いしますということもできますが、たった数百円のことで印象を悪くする可能性もあります。
取引銀行や金額によって、110円、220円、330円、440円、550円、660円、770円、880円のいずれかが減額されていますので、消し込む対象の売掛金はそれを加算した金額です。
※振込手数料は、売掛残高に残さずに消し込んで、支払手数料として経費に計上します。
◆請求書単位での決済
会社で支払いされる場合には、それぞれの会社のルールがあります。
末締めの翌月末支払いの場合、月末までに到着した請求書を部門責任者が決済承認した後に翌月末に支払うという規則ですから、承認された請求書の単位でしか支払いは行われません。
請求書を受け取ったお客様が経理に回すのを忘れてしまっていた場合、その次の請求書の分が先に振り込みされたりする事があります。
売掛金の消込みの際に、いつの締日の分の入金かを意識せずに、とにかく古い分から消込みを行うと、１回分の請求書が飛んでいる事がわからないので、督促するべきタイミングを失ってしまいます。
※売掛金の消込の際には、誰の、いつの締日の分かを特定する必要があります。
◆レアだが本当にある話
大手元請け会社と下請け会社の関係をイメージして下さい。
下請け会社の方は自分でも売掛で飲食されますし請求書も下請け会社に送っています。
大手元請け会社の担当者が自分宛ての請求書を自分の会社ではなく下請け会社に「これ払っておいて」とまわす事があります。
下請け会社からの会社名の入金で大手元請け会社担当者の売掛を消込みする必要があります。
◆一部入金と過払い金
会社の振込みでは考えにくいですが、個人で支払いされる方の場合、売掛の全額を常にピッタリとお支払い頂けるわけではありません。
とりあえずこれだけ払っておくとか、競馬で勝ったので多めに払っておくとかが実際にあります。
支払う側はルーズであっても、請求する側は厳密に数字を把握していないと信頼関係は成立しません。
売掛管理の解決方法！
売掛台帳を正しく管理するのに必要な考え方をまとめておきます。
①売掛金は個人別に管理する必要があります。
②入金は個人名、又は会社名で行われます。
③個人名での振込みでは個人の売掛金を消し込みます。
④会社名の振込みでは一人又は複数の個人の売掛金を消し込む必要が有ります。
⑤振込み手数料を推測して振込手数料を含んだ金額で売掛金を消し込みます。
⑥請求書を送った締日の単位で売掛金額を消し込む必要があります。
⑦一部入金の場合は、売掛金の残高を残して管理します。
⑧過入金の場合は過払いによる未消込の残高を管理する必要があります。
昔から売掛の管理は行われていることなので、決して手作業でできない訳ではないと思いますが、想像するだけでも大変な作業です。
これらの作業もコンピュータを使えば、より正確に簡単に処理することが可能になります。
入金の事実をただ伝えるだけで、正しい売掛伝票の消し込みを行って、売掛台帳を維持できるのなら、それに勝る解決方法はありません。。
ソフトウェアで水商売の売掛管理を効率化したいとお考えの方は、ぜひ利用をご検討ください。
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